T.C.
MALİYE BAKANLIĞI
Muhasebat Genel Müdürlüğü
Sayı : B.07.0.MGM.0.03-01.02.T/
Konu : Muhasebe Birimleri İş Grupları ve Görev Tanımları
..........................................................................
Bilindiği üzere; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 61’inci maddesinde defter, kayıt ve belgelerin usulüne uygun olarak tutulmasından, muhafaza edilmesinden ve denetim için hazır bulundurulmasından muhasebe yetkililerinin sorumlu oldukları, 8’inci maddesinde de her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların kaynakların muhasebeleştirilmesinden ve raporlanmasından sorumlu ve yetkili kılınmış mercilere hesap vermek zorunda oldukları belirtilmiştir. Muhasebe Yetkililerinin Eğitimi, Sertifika Verilmesi ile Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 36’ncı maddesinin ikinci fıkrasında ise “Yönetim dönemi hesabı, görev başındaki muhasebe yetkilisi tarafından, mevzuatında belirtilen süre içerisinde yetkili mercilere verilir” hükümleri yer almıştır. Anılan Kanun ve Yönetmelikteki bu hükümlere göre, muhasebe yetkilileri yönetim dönemi hesabını Sayıştay’a verme konusunda birinci derecede görevli ve sorumludurlar.
Muhasebe yetkililerinin bu görevlerinden doğan sorumluluklar, idari olduğu kadar mali sorumlulukları da beraberinde getirmektedir. Nitekim 14.06.2007 tarihli ve 5189/1 nolu Sayıştay Genel Kurul Kararında; uygunluk denetiminin ve hesap yargısının temelini muhasebe birimi hesaplarının oluşturduğu belirtilerek yönetim dönemi hesabının verilmesinde muhasebe yetkililerinin birinci derece sorumlu oldukları ifade edilmiştir.
Yine aynı kararda, muhasebe yetkililerinin görev ve sorumluluklarının belirlendiği, 5018 sayılı Kanunun 61’inci maddesinde yer alan; “Muhasebe yetkilileri ödeme aşamasında, ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde;
a) Yetkililerin imzasını,
b) Ödemeye ilişkin ilgili mevzuatında sayılan belgelerin tamam olmasını,
c) Maddi hata bulunup bulunmadığını,
d) Hak sahibinin kimliğine ilişkin bilgileri
Kontrol etmekle yükümlüdür.
…
Muhasebe yetkilileri, 34 üncü maddenin birinci fıkrasındaki ödemeye ilişkin hükümler ile bu maddenin üçüncü fıkrasında belirtilen ödemeye ilişkin kontrol yükümlülüklerinden dolayı sorumludur.” hükümleri gereğince, tespit edilecek kamu zararlarında muhasebe yetkililerinin kontrol yükümlülüğüne ve noksanlığın türüne göre tek başına ve/veya harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlileriyle birlikte mali sorumluluğuna hükmedileceği belirtilmektedir.
Muhasebe yetkilileri, 5018 sayılı Kanun ve ikincil düzenlemelerle kendilerine verilen görevleri ve sorumlulukları muhasebe birimi personeli ile yerine getirmektedir. Söz konusu personelin dış denetim açısından mali sorumluluğundan bahsedilememekle birlikte, idare hukuku düzenlemeleri açısından idari sorumlulukları bulunmaktadır.
Belirtilen görev ve sorumlulukların etkin bir biçimde yerine getirilebilmesi için, muhasebe birimlerindeki işlem süreçlerinin tanımlanmasının ve nesnel bir görev bölümünün oluşturulmasının önemi ortaya çıkmakta ayrıca, muhasebe birimlerinde görev yapan personelin görev unvanlarına göre iş tanımlarının yapılması, önem arz etmektedir.
Bakanlığımıza bağlı muhasebe birimlerinde işlem süreçleri, görev tanımları ve iş bölümüne ilişkin “Maliye Bakanlığı Muhasebe Birimleri İşlem Yönergesi” oluşturma çalışmaları devam etmekte olup, söz konusu yönergenin yürürlüğe girmesine kadar muhasebe birimlerinde 5018 sayılı Kanunla tanımlanan muhasebe hizmetinin yerine getirilmesi ile ilgili iş ve işlemlerin aşağıda yer alan görev dağılımı ve açıklamalar çerçevesinde yapılması gerekmektedir.
1- Görevliler
a) Muhasebe Yetkilisi
b) Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı
c) Muhasebe Uzmanı
d) Muhasebe Şefi
e) Veznedar, Muhasebe Memuru ve Diğer Personel
2- İş Grupları
a) Bütçe Gelirleri İşlemleri
i) Gelir tahakkukları
ii) Kişilerden Alacaklar
b) Bütçe Giderleri İşlemleri
i) Maaş ve özlük işleri
ii) Tedavi Giderleri
iii) Harcırah Ödemeleri
iv) Taahhüde Bağlı Harcamalar
v) Diğer Harcamalar
c) Vezne İşlemleri
i) Kasa
ii) Banka
d) Ön Ödeme İşlemleri
e) Emanetler ve İcra İşlemleri
f) Ödenek İşlemleri
g) Taşınır ve Duran Varlık İşlemleri
h) Diğer İşlemler
3- Servisler:
Yukarıda yer alan iş guruplarının her biri için bir servis kurulabileceği gibi muhasebe birimindeki her bir iş grubundaki iş yoğunluğu dikkate alınarak birden fazla iş grubu tek serviste toplanılabilecek veya iş grupları muhasebe hizmeti verilen birimler itibarıyla birden fazla servise bölünebilecektir.
4- Görev tanımları
a) Muhasebe Yetkilisi: 5018 sayılı Kanunda tanımlanan muhasebe hizmetlerinin yürütülmesinden ve muhasebe biriminin yönetiminden sorumludur. Muhasebe Yetkililerinin Eğitimi, Sertifika Verilmesi ile Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelikte ve ilgili genel tebliğde yer alan devir yetkisi saklı kalmak üzere muhasebe işlemlerinde nihai imza yetkisine sahiptir.
b) Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı: İş gruplarına göre yapılan görev dağılımında kendine bağlı olan iş grupları veya servislerin yönetiminden ve yetki devri çerçevesinde kendisine devredilen iş gruplarına ait muhasebe işlemlerinde nihai imza yetkisine, yetki sınırını aşan işlemlerde kontrol yetkisine sahip olup, muhasebe yetkilisine karşı sorumludur. Muhasebe kayıtlarına alınan ve veri girişi tamamlanan belgeleri; yetkililerin imzası, hak sahibinin kimliği, maddi hata ve belgelerin tamam olması yönünden kontrol ederek muhasebe yetkilisine iletir.
c) Muhasebe Uzmanı: Muhasebe yetkilisi ve/veya muhasebe yetkilisi yardımcısı tarafından iş grupları ve iş bölümü çerçevesinde kendisine verilen işlemleri yaparak sonuçlandırmak, aynı iş grubunda yer alan diğer personelin işlemlerini kontrol etmek, muhasebeleştirme belgeleri ile muhasebe birimlerine intikal eden evraktan kendi iş grubuna ait olanların ilgili personele dağıtılması ile görevli ve yetkili olup, muhasebe yetkilisi yardımcısı ve/veya muhasebe yetkilisine karşı sorumludur. Muhasebe uzmanı, muhasebe kayıtlarına alınan ve veri girişi tamamlanan belgeleri; yetkililerin imzası, hak sahibinin kimliği, maddi hata ve belgelerin tamam olması yönünden kontrol ederek muhasebe yetkilisi yardımcısına iletir.
d) Muhasebe Şefi: İş grupları ve iş bölümü çerçevesinde kendisine bağlı servisin işlemlerini kontrol etmek, muhasebeleştirme belgeleri ile muhasebe birimlerine intikal eden evraktan kendi servisine ait olanların ilgili personele dağıtılması ile görevli ve yetkili olup, muhasebe yetkilisi yardımcısı ve/veya muhasebe yetkilisine karşı sorumludur. Muhasebe şefi, muhasebe kayıtlarına alınan ve veri girişi tamamlanan belgeleri; yetkililerin imzası, hak sahibinin kimliği, maddi hata ve belgelerin tamam olması yönünden kontrol ederek muhasebe yetkilisi yardımcısına iletir.
e) Veznedar, Muhasebe Memuru ve Diğer Personel: İş grupları ve iş bölümü çerçevesinde bulunduğu serviste kendisine verilen işlemleri gerçekleştirmekle görevli olup, servis yöneticileri ve muhasebe yetkilisine karşı sorumludur. Muhasebeleştirme belgeleri ile muhasebe birimlerine intikal eden evrakı ve belgelerin tamam olması yönünden kontrol ederek muhasebe kayıtlarına alır ve kontrol edilmek üzere muhasebe uzmanına ve/veya muhasebe şefine iletir.
Ayrıca; Muhasebe Uzman Yardımcılarının yetişme döneminde oldukları dikkate alınarak, Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü Muhasebe Uzmanlığı Görev, Çalışma ve Atama Yönetmeliğinin 24 ve 25’inci maddelerinde yer alan hükümler ile Genel Müdürlüğümüzden gelen talimatlar doğrultusunda mesleki gelişmelerine imkan sağlayacak çalışma ortamı sağlanacaktır.
Muhasebe Yetkililerince; muhasebe birimine ait iş bölümü yukarıda yer alan esaslar çerçevesinde; iş grupları, iş yoğunluğu ve muhasebe biriminde bulunan unvanlar itibariyle, personel sayısı ve muhasebe birimlerince yürütülen diğer işlemler de göz önüne alınıp görev ve sorumluluk sınırları açıkça belirlenerek, idari hiyerarşiyi gözeten etkin bir yatay ve dikey kontrol sistemini destekleyecek ve mükerrer çalışmaya da yer vermeyecek şekilde planlanacaktır. Hiyerarşik olarak muhasebe biriminde bulunmayan unvanlar için tanımlı görev ve yetkiler bu unvanlar atlanarak görev tanımlarında yer alan işlem ve yetkilerin birleştirilmesi suretiyle düzenleme yapılacak, böylece kontrol sisteminin aksatılmamasına özen gösterilecektir. Muhasebe yetkilileri muhasebeleştirme işlemlerinde say2000i üzerinde (500) düzeyinde (kayıt, kontrol ve onay yetkisi) yetkilendirilmiş olup, muhasebe birimlerinde görev yapan diğer personelin yetki düzeyleri iş bölümüne göre yürütülen görevler de dikkate alınarak muhasebe yetkililerince belirlenecektir.
Muhasebe Yetkililerince; diğer birimlerin muhasebe uygulamaları ile ilgili tereddüde düşülen konulara ilişkin taleplerine verilecek görüş yazıları, Sayıştay sorgularına verilecek olan cevaplar ve Sayıştay ilamlarının takibi, mahkemeler nezdinde muhasebe birimince cevaplandırılması gereken savunma yazılarının hazırlanması gibi görevler öncelikle Muhasebe Uzmanlarına verilecektir. Ayrıca, muhasebe işlemi hatalarının mahallinde düzeltilmesi ve merkeze iletilen sorunların en aza indirilmesini teminen, aylık ve günlük kontrol raporlarının alınarak kontrol edilmesi görevleri de öncelikle Muhasebe Uzmanlarına verilecektir.
Muhasebe yetkilileri yapacakları iş bölümünde, iş grupları ve/veya parasal tutarlar olarak hangi işlemlerin ayrıca muhasebe uzmanının kontrolüne tabi olduğunu belirteceklerdir.
178 sayılı Maliye Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, 3816 sayılı Ödeme Gücü Olmayan Vatandaşların Tedavi Giderlerinin Yeşil Kart Verilerek Devlet Tarafından Karşılanması Hakkında Kanun ve 2022 sayılı 65 Yaşını Doldurmuş Muhtaç, Güçsüz ve Kimsesiz Türk Vatandaşlarına Aylık Bağlanması Hakkında Kanun ve diğer düzenlemelerle muhasebe müdürlükleri ve malmüdürlüklerine verilen ve muhasebe hizmeti tanımında yer almayan işlemlerde muhasebe biriminin personel durumu da dikkate alınarak, muhasebe uzmanlarına görev verilmeyecektir.
Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı bulunmayan muhasebe birimlerinde Muhasebe Uzmanı bulunması halinde Muhasebe Yetkililiğine vekalet görevi bu personele verilecektir.
Defterdarlıklar, muhasebe işlemlerinin her bir muhasebe biriminde aksamadan yürümesini temin etmek üzere muhasebe birimlerinde çalışan il atamalı personelin il içinde dengeli bir şekilde dağılımını sağlamak üzere, personel politikasını oluşturarak gerekli tedbirleri alacaklardır.
Merkez atamalı personelin görev yerleri, muhasebe biriminin iş yoğunluğu, coğrafi, ekonomik, sosyal, kültürel ve ulaşım şartları, ilgililerin talep ve özür halleri ile hizmetin gereği dikkate alınarak Bakanlığımızca belirlenmektedir. Merkez atamalı personelin il içerisinde 60 günden daha uzun süre ile geçici görevle görevlendirilmemesi esas olup, Defterdarlıklar merkez atamalı personelin il içerisindeki 60 günü aşan yer değişikliklerini gerekçesini de belirtilmek şartıyla Bakanlığımıza (Muhasebat Genel Müdürlüğüne) bildirmek ve uygun görüş almak suretiyle yapabileceklerdir.
Bilgilerini ve gereğini rica ederim.
Ömer DUMAN
Bakana.
Genel Müdür
DAĞITIM:
81 İl Valiliğine
Merkez Döner Sermaye Saymanlıklarına
|
